Privacybeleid

EventDock B.V. ("EventDock", "wij", "ons") hecht groot belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit Privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij dit doen, en hoe wij uw gegevens beschermen.

Dit Privacybeleid is van toepassing op alle diensten die wij aanbieden via onze website (www.eventdock.nl) en onze verhuur- en verkoopdiensten.

Wij verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en andere toepasselijke privacywetgeving.

EventDock B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Contactgegevens: EventDock B.V. E-mail: privacy@eventdock.nl Website: www.eventdock.nl

Voor vragen over dit Privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via bovenstaande gegevens.

Gezien de omvang van onze organisatie en de aard van de gegevensverwerking is EventDock op dit moment niet verplicht een Functionaris Gegevensbescherming (FG/DPO) aan te stellen conform artikel 37 AVG.

Voor alle vragen en verzoeken met betrekking tot privacy en gegevensbescherming kunt u contact opnemen met ons privacy-team via privacy@eventdock.nl.

Mocht de aard of omvang van onze verwerkingsactiviteiten wijzigen, dan zullen wij opnieuw beoordelen of de aanstelling van een FG noodzakelijk is.

Wij verzamelen de volgende categorieën persoonsgegevens:

Accountgegevens: - Naam en voornaam - E-mailadres - Telefoonnummer - Bedrijfsnaam (indien van toepassing) - BTW-nummer (indien van toepassing)

Bestel- en Huurgegevens: - Afleveradres - Facturatiegegevens - Betalingsgegevens - Bestelgeschiedenis - Huurperiodes

Technische Gegevens: - IP-adres - Browsertype en -versie - Besturingssysteem - Apparaatinformatie - Cookies en vergelijkbare technologieën (zie ons Cookiebeleid)

Communicatiegegevens: - Correspondentie via e-mail, telefoon of chat - Feedback en beoordelingen - Klantenserviceverzoeken

Cameradata (indien van toepassing): - Beelden opgeslagen via cloud-diensten gekoppeld aan gehuurde camera's - Metadata van camerabeelden (tijdstempels, camera-identificatie) - Toegangslogboeken van het cloud-platform

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Uitvoering van de overeenkomst: - Verwerken van bestellingen en reserveringen - Leveren en ophalen van gehuurde producten - Facturering en betalingsverwerking - Klantenservice en ondersteuning

Gerechtvaardigde belangen: - Verbetering van onze diensten en website - Fraudepreventie en beveiliging - Statistische analyses en rapportages

Met uw toestemming: - Verzenden van nieuwsbrieven en marketingcommunicatie - Gepersonaliseerde aanbiedingen

Wettelijke verplichtingen: - Voldoen aan fiscale en boekhoudkundige verplichtingen - Voldoen aan wettelijke bewaartermijnen

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

Uitvoering van de overeenkomst (Art. 6 lid 1 sub b AVG): Wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent, zoals het verwerken van uw bestelling of huurovereenkomst.

Gerechtvaardigd belang (Art. 6 lid 1 sub f AVG): Wanneer de verwerking noodzakelijk is voor onze gerechtvaardigde belangen, zoals fraudepreventie of verbetering van onze diensten, mits uw belangen niet zwaarder wegen.

Toestemming (Art. 6 lid 1 sub a AVG): Wanneer u uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven, bijvoorbeeld voor het ontvangen van nieuwsbrieven. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken.

Wettelijke verplichting (Art. 6 lid 1 sub c AVG): Wanneer de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Wanneer u gebruikmaakt van onze cameraverhuursdiensten met cloud-opslag, gelden de volgende specifieke bepalingen:

Rol van EventDock: EventDock treedt op als verwerker van de camerabeelden in de zin van de AVG. De Klant blijft verwerkingsverantwoordelijke voor de beelden die met de gehuurde camera's worden opgenomen.

Opslag en beveiliging: - Camerabeelden worden opgeslagen op beveiligde servers binnen de Europese Economische Ruimte (EER) - Alle beelden worden versleuteld opgeslagen (AES-256 encryptie) - Toegang tot beelden is beperkt tot geautoriseerde gebruikers via het klantaccount

Bewaartermijnen: - Camerabeelden worden standaard bewaard gedurende de overeengekomen opslagperiode - Na afloop van de Huurperiode worden beelden binnen 30 dagen verwijderd, tenzij anders overeengekomen - De Klant kan beelden eerder laten verwijderen door contact op te nemen met EventDock

Verantwoordelijkheid Klant: - De Klant is verantwoordelijk voor het plaatsen van waarschuwingsborden conform de AVG - De Klant dient een DPIA (Data Protection Impact Assessment) uit te voeren indien vereist - De Klant is verantwoordelijk voor het afhandelen van inzageverzoeken van betrokkenen met betrekking tot camerabeelden

Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met de volgende partijen:

Dienstverleners en Verwerkers: - Betalingsverwerkers (Stripe, iDEAL) - Bezorgdiensten en logistieke partners - Hosting- en clouddiensten - E-mailmarketingdiensten - Klantenservice-software

Derden: - Overheidsinstanties wanneer wettelijk vereist - Professionele adviseurs (accountants, advocaten)

Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden.

Met al onze verwerkers hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten om te waarborgen dat zij uw gegevens op dezelfde manier beschermen als wij dat doen.

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.

Algemene bewaartermijnen: - Accountgegevens: Zolang u een account heeft, plus 2 jaar na het sluiten van uw account - Bestel- en factuurgegevens: 7 jaar (fiscale bewaartermijn) - Communicatiegegevens: 2 jaar na het laatste contact - Marketinggegevens: Tot intrekking van uw toestemming - Camerabeelden (cloud): Conform de overeengekomen opslagperiode, maximaal 30 dagen na einde Huurperiode

Na afloop van de bewaartermijn worden uw gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Recht op inzage: U heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken en een kopie daarvan te ontvangen.

Recht op rectificatie: U heeft het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren of onvolledige gegevens aan te vullen.

Recht op verwijdering (vergeetrecht): U heeft het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen, mits wij geen wettelijke verplichting hebben om de gegevens te bewaren.

Recht op beperking van de verwerking: U heeft het recht om de verwerking van uw gegevens te beperken in bepaalde omstandigheden.

Recht op overdraagbaarheid: U heeft het recht om uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen.

Recht van bezwaar: U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens op basis van onze gerechtvaardigde belangen.

Recht om toestemming in te trekken: Indien de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken.

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via privacy@eventdock.nl. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek.

EventDock maakt geen gebruik van volledig geautomatiseerde besluitvorming die rechtsgevolgen heeft voor u of u anderszins in aanmerkelijke mate treft, als bedoeld in artikel 22 AVG.

Wij kunnen wel gebruik maken van geautomatiseerde processen voor:
- Het berekenen van beschikbaarheid en prijzen van producten
- Het genereren van offertes op basis van uw selectie
- Het detecteren van frauduleuze transacties

Deze processen leiden niet tot besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd. Er is altijd menselijke tussenkomst mogelijk.

Indien wij in de toekomst geautomatiseerde besluitvorming zouden inzetten, zullen wij u hierover informeren en de vereiste waarborgen implementeren conform de AVG.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of vernietiging.

Onze beveiligingsmaatregelen omvatten: - SSL/TLS-versleuteling voor alle gegevensoverdracht - Versleutelde opslag van gevoelige gegevens - Toegangsbeheer en authenticatie - Regelmatige beveiligingsaudits - Training van medewerkers op het gebied van privacy en beveiliging - Incidentresponsplan voor datalekken

In geval van een datalek dat waarschijnlijk een hoog risico vormt voor uw rechten en vrijheden, zullen wij u en de Autoriteit Persoonsgegevens hiervan op de hoogte stellen conform de wettelijke vereisten.

Uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan en verwerkt in landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Wij zorgen ervoor dat dergelijke doorgiften in overeenstemming zijn met de AVG door:
- Alleen gegevens door te geven aan landen met een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie
- Standaardcontractbepalingen (SCC's) te gebruiken waar nodig
- Aanvullende beveiligingsmaatregelen te treffen waar noodzakelijk

U kunt meer informatie opvragen over de waarborgen die wij hanteren bij internationale doorgifte door contact met ons op te nemen.

Onze diensten zijn niet gericht op kinderen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen onder deze leeftijd.

Indien u ontdekt dat wij persoonsgegevens van een kind hebben verzameld zonder toestemming van een ouder of voogd, neem dan contact met ons op zodat wij deze gegevens kunnen verwijderen.

Wij kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen. Significante wijzigingen worden bekendgemaakt via onze website of per e-mail.

De datum "Laatst bijgewerkt" bovenaan dit beleid geeft aan wanneer het voor het laatst is herzien.

Wij raden u aan dit Privacybeleid regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van hoe wij uw gegevens beschermen.

Indien u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen via privacy@eventdock.nl.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

Autoriteit Persoonsgegevens Postbus 93374 2509 AJ DEN HAAG Website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl Telefoon: 088 - 1805 250

Voor vragen over dit Privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen:

EventDock B.V. E-mail: privacy@eventdock.nl Website: www.eventdock.nl

Wij streven ernaar uw verzoeken zo snel mogelijk te behandelen en uiterlijk binnen 30 dagen te reageren.